Wir erinnern uns an den Jahresbeginn 2020: Bereits im Januar werden im chinesischen Wuhan Krankenhäuser mit Platz für tausende Menschen aus dem Boden gestampft. Nur wenige Wochen später beschreiben Ärzte aus Bergamo Triage-Situationen im komplett überforderten Klinikbetrieb – ein Moment, in dem die bis dahin eher unwirklich erscheinende Bedrohung einer Pandemie auch hierzulande Gestalt annahm. So auch für die Mitarbeitenden der Regio Kliniken.

Einberufung des Krisenstabs
Nach ersten Abstimmungen zur coronabedingten Lage seit Jahresbeginn wurde hier am 11. März 2020 der Krisenstab aktiviert – seither die oberste Beratungs- und Entscheidungsin­stanz der Regio Kliniken in allen Belangen der Pandemie.
Zwei Tage später, am 13. März 2020, richtete sich Bundesgesundheitsminister Jens Spahn unter dem Eindruck der humanitären Notlage in weiten Teilen Norditaliens mit einem dramatischen Appell an die Geschäftsführungen aller Krankenhäuser. Planbare Operationen und Eingriffe sollten unverzüglich verschoben werden, um zusätzliche freie Kapazitäten bei der akuten Grundversorgung, insbesondere den Intensivstationen zu schaffen. Zu diesem Zeitpunkt summierte sich die Zahl der Corona-Fälle in Deutschland auf insgesamt 3.000. Todesfälle: 5.

Neuausrichtung einer kompletten Klinik – in 10 Tagen
Zu den ersten Beschlüssen im Krisenstab der Regio Kliniken gehörte – basierend auf Simulationen zum weiteren Pandemieverlauf – die komplette Umstellung des Standortes Elmshorn auf die Behandlung von Covid-19-Patienten. Eine Aktion, um die Ansteckungsgefahren sowie die Belastungen im Klinikbetrieb effektiv zu reduzieren, die möglicherweise deutschlandweit ihresgleichen sucht.
Zur Räumung gehörten aufwendige Transporte von rund 250 empfindlichsten Geräten sowie Umzüge und Versetzungen von Mitarbeitenden. Insgesamt waren rund 900 Personen hiervon betroffen. Unterstützung kam vonseiten des Kreises Pinneberg, der kurzerhand das Technische Hilfswerk (THW) aktivierte. Innerhalb von nur 24 Stunden setzte dieses Fenster in Türen zukünftiger Isolationsbereiche und half, die Wegeführung durch eine Baustelle zu optimieren. Alles in allem ein Kraftakt, der dennoch planmäßig innerhalb von nur zehn Tagen gelang.
Unter anderem die Stationen und die Notaufnahme in Pinneberg wurden durch den kurzfristigen Zuwachs an Abteilungen erheblich belastet. Die deutlich geringeren Covid-Patientenzahlen als zuvor prognostiziert machten die mit großer Unwegsamkeit verbundene Trennung in einen Standort für Covid- und einen Standort für Non-Covid-Patienten nach der ersten Welle nicht mehr erforderlich. So wurde der „Parallelbetrieb“ im Juni 2020 aufgehoben und sukzessive zurückgefahren. Stattdessen galt es nunmehr, zwei Standorte für die sichere Versorgung beider Patientengruppen auszustatten.

Besorgniserregende Engpässe in der Versorgung
Eines der brennendsten Probleme in der Anfangszeit, das auch die Mitarbeitenden unmittelbar betraf, oblag dem Stab „Versorgung“. Denn während der Verbrauch an Schutzkleidung stieg, kam es weltweit zu besorgniserregenden Lieferengpässen, insbesondere aufgrund der Produktionskonzentration von Schutzkleidungslieferanten im asiatischen Raum. Der Zentraleinkauf des Sana Verbunds vermochte die Situation nachhaltig zu entlasten. Bis dahin hätte es jedoch auch bei den Regio Kliniken mitunter zu dramatischen Entwicklungen kommen können. Am 22. März waren noch neun Schutzbrillen vorrätig. Die Menge an Beatmungsschläuchen reduzierte sich innerhalb weniger Tage um zwei Drittel. Am 25. März ging der Vorrat an MNS-Masken gen Null – kurzzeitig ausgeglichen mit Lagerbeständen an FFP-1-Masken aus dem OP, verschiedenen Spenden, beispielsweise der eines ansässigen Schornsteinfeger-Betriebs, der den Regio Kliniken hunderte FFP-3 Masken schenkte, Unterstützung von Sana-Kliniken in Nordrhein-Westfalen sowie durch Lieferungen aufgrund persönlicher, vertrauensvoller Kontakte.

Direktes internes Kommunikationsnetzwerk
Als wichtiges Instrument im Zusammenhang mit der internen Kommunikation erwies sich derweil das News-Portal „SanaDaily“, das allen Mitarbeitenden an den Klinik-Rechnern und auch als App auf dem Smartphone zur Verfügung steht. Regio-Informationen zum Thema Covid-19 wurden hier bereits ab Februar 2020 veröffentlicht und sukzessive erweitert.

Zuvor eher sporadisch genutzt, stiegen die Nutzerzahlen im März und April 2020 schnell um ein Vielfaches an, nachdem die App zum Krisenkommunikationsmedium ausgerufen wurde. Aktuell sind rund 2.000 der insgesamt 2.400 Mitarbeitenden aktiv registriert. Von März 2020 bis jetzt wurden rund 900 Beiträge veröffentlicht, die in Summe 10.600 Likes und 1.900 Kommentare erhielten.
Übergeordnetes Ziel war und ist, zu jeder Zeit transparent zu kommunizieren, auch wenn Informationen dem Krisenstab noch nicht vorliegen oder unsicher sind. Neben Berichten aus dem Krisenstab sowie aktuellen Belegungszahlen und Informationen, teils in mehrere Sprachen übersetzt, dient „SanaDaily“ auch der Veröffentlichung von Verfahrensanweisungen und Schulungsvideos. Es entwickelte sich eine lebendige Netzwerkkommunikation, in der Mitarbeiter offen diskutieren, Artikel kommentieren und Fragen stellen – zum Beispiel im Hinblick auf Beschlüsse des Krisenstabs –, die Führungskräfte proaktiv und kurzfristig beantworten.

Regelmäßiger Austausch, eigenverantwortliche Umsetzung
Von März 2020 bis April 2021 tagte der Krisenstab der Regio Kliniken rund 200 Mal und fasste in dieser Zeit gut 180 Beschlüsse. Diese werden in sachbezogenen Arbeitsgruppen und von koordinierenden Einsatzkräften, Führungskräften und Mitarbeitenden eigenverantwortlich für Stationen und Abteilungen übersetzt und umgesetzt. Mitarbeiter holen niedergelassene Ärzte und den Rettungsdienst ins Boot und halten Patienten und Angehörige informiert. Seit über einem Jahr ermutigen sie sich und geben sich gegenseitig Halt im Auf und Ab der Pandemie.

Zusammenarbeit mit externen Gremien
Eine unerlässliche Basis für das erfolgreiche Meistern der internen und externen Herausforderungen ist unsere enge Zusammenarbeit mit dem Krisenstab des Kreises Pinneberg, dem Expertenrat des Landes und der Rettungsdienst-Kooperation Schleswig-Holstein (RKiSH). Unterstützung bietet das Corona Versorgungs-Cluster, eine durch das schleswig-holsteinische Gesundheitsministerium (MSGJFS) veranlasste Gruppierung von bis zu 12 Kliniken. Durch primäre Steuerung der Patientenzuführungen und sekundäre Verteilung sorgen die Sektoren – in enger Zusammenarbeit mit Leitstellen und Rettungsdienst – seither für eine gleichmäßigere Verteilung von Covid-19-Patienten auf die einzelnen Krankenhäuser.


Fazit
Rückblickend lässt sich sagen, dass die Erfahrungen der vergangenen 14 Monate nicht nur Erkenntnisse über das Virus und die bestmögliche Versorgung der Patienten, sondern auch wertvolle Aufschlüsse über den Klinikbetrieb bescherten.

Langfristig neu denken müssen Kliniken sicherlich das Vorhalten von Infektionsbereichen, was insbesondere moderne Bauweisen vor verschiedene Herausforderungen stellt.

Von unschätzbarem Wert waren digitale Lösungen wie unsere App für die Unternehmenskommunikation, Videokonferenzen und unser ursprünglich für das Projektmanagement eingeführtes Taskmanagementsystem sowie automatisierte Auswertungen der eigenen Ressourcen. Unerlässlich für die Handlungsfähigkeit ist die interdisziplinäre und interprofessionelle Zusammenarbeit mit einem funktionierenden Krisenstab, der stets den Grundsatz verfolgt, „vor der Lage“ zu sein und dabei, innovativ und manchmal auch unkonventionell denkt und handelt. Dies im Verbund mit einer von Proaktivität, Flexibilität und Einsatzbereitschaft geprägten Unternehmenskultur.
Was uns bleibt und uns ganz gewiss auch durch die noch vor uns liegenden Wochen tragen wird, ist das Gefühl, jede Herausforderung meistern zu können, wenn wirklich alle – trotz aller Widrigkeiten – an einem Strang ziehen. Das Team der Regio Kliniken hat das bewiesen.
Text: Dr. Stefan Sudmann / Foto: Birga Berndsen, Regio Kliniken