Abläufe und Nutzung der Vermittlungsstelle für Sachverständige

Vielen Dank für Ihr Interesse an der Mitwirkung in der Sachverständigen-Datenbank des Kompetenzzentrums Psychiatrische und Psychologische Justizgutachten Schleswig-Holstein (KPJSH).
Mit der Einrichtung der Vermittlungsstelle verfolgt das KPJSH das Ziel, die Qualität, Transparenz und Effizienz bei der Auswahl von Gutachterinnen und Gutachtern zu erhöhen. Das Verfahren ist darauf ausgerichtet, eine faire und strukturierte Vermittlung zu ermöglichen, die sowohl die Bedarfe der Justiz als auch die Verfügbarkeit und Qualifikation der Sachverständigen berücksichtigt.
In diesem Kontext kann die Vermittlungsstelle die Sichtbarkeit von Sachverständigen für jeweilige Rechtsgebiete verbessern sowie die Akquise und Steuerung der Auftragslage von Gutachten unterstützen. Dabei handelt es sich ausdrücklich, um keinerlei Beschäftigungsverhältnis mit der Ärztekammer oder eine institutionelle Zuweisung von Fällen. Alle Sachverständigen bleiben in ihrer Tätigkeit vollständig selbstständig und tragen die Verantwortung für Inhalt, Qualität und Nachvollziehbarkeit ihrer Gutachten. Gleiches gilt für haftungsrechtliche Fragen, die in alleiniger Verantwortung der jeweiligen Sachverständigen liegen. Das KJPSH, die Ärztekammer Schleswig-Holstein und das Ministerium für Justiz und Gesundheit übernehmen keinerlei Gewähr für die freie Tätigkeit der einzelnen Sachverständigen. Die Vermittlungsstelle fungiert als neutrale Koordinations- und Unterstützungsstruktur, die mehr Transparenz ermöglichen soll, ohne inhaltlich in die Begutachtung einzugreifen. Die Eintragung steht Sachverständigen bundesweit offen und ist hoch willkommen, wobei in den meisten Fragestellungen Sachverständige in regionaler Umgebung (Norddeutschland) gesucht sind.

1. Registrierung und Zugang

Im ersten Schritt benötigen Sie zur Registrierung einen persönlichen AKIS-Account (Benutzerkonto der Ärztekammer Schleswig-Holstein, dieses ist auch Psycholog*innen und Psychotherapeut*innen zugänglich). Falls noch kein Zugang besteht, kann dieser über die Webseite der Ärztekammer Schleswig-Holstein eingerichtet werden: „AKIS“ im Drop-Down-Menü der Webseite der Ärztekammer, bzw. direkt unter https://akis.aeksh.de/ .

Parallel bitten wir um eine kurze formlose E-Mail an kpjsh(at)aeksh.de , damit wir Ihnen zeitnah innerhalb Ihres AKIS-Benutzerkontos die KPJSH-Vermittlungsstelle zur Verfügung stellen können. 
Hinweis: Ärztliche Mitglieder der Ärztekammer Schleswig-Holstein mit entsprechendem Facharztstatus (z.B. Psychiatrie und Psychotherapie) finden zum Teil automatisch die Option zum Eintrag in die Sachverständigen-Datenbank (in diesem Fall ist eine zusätzliche E-Mail nicht notwendig). 

Anschließend kann im eingeloggten Bereich die formale Anmeldung zur Aufnahme in die Sachverständigen-Datenbank des KPJSH erfolgen, indem Sie Ihre Einwilligung zur Aufnahme erklären und Ihr Sachverständigen-Profil ausfüllen. 

2. Sachverständigen-Profil Eintrag

Sie können Ihr Profil an dieser Stelle bereits ausfüllen. Das Profil enthält u. a. Angaben zu Fachrichtung, Zusatzqualifikationen, Expertise zu konkreten Rechtsgebieten, Vorerfahrung, Tätigkeitsort und Kontaktmöglichkeiten. Je umfassender und sorgfältiger Sie Ihr Profil ausfüllen, desto passgenauer können Anfragen durch die Justiz erfolgen. Im nächsten Schritt bedarf es dann noch einer Freischaltung. 

3. Verifizierung und Freischaltung

Vor der Freischaltung Ihres Profils erfolgt eine Identitäts- und Qualifikationsprüfung der Sie mit Unterzeichnung der Einwilligungserklärung zugestimmt haben.
Die Prüfung umfasst insbesondere:

• die Überprüfung der Approbations- und Fachkundenachweise bei der Ärztekammer Schleswig-Holstein oder der Psychotherapeutenkammer Schleswig-Holstein
• die Überprüfung der Approbation, bzw. Facharztanerkennung über ggf. andere zuständige Landesärztekammern
• bei Psychologinnen und Psychologen die Prüfung der Berufszulassung über das Register des Berufsverbandes Deutscher Psychologinnen und Psychologen (BDP) soweit zutreffend und durch Nachweis entsprechender Abschlüsse (z. B. Psychologie-Diplom, MSc Rechtspsychologie, etc.)
• soweit vorhanden sollten zusätzliche Nachweise über gutachterlich relevante Qualifikationen erbracht (z. B. Fachkunde, Zertifikate, Fortbildungsnachweise, Schwerpunktbezeichnungen) und hochgeladen werden

Erst nach erfolgreicher Prüfung kann die offizielle Freischaltung ihres Profils in der Datenbank erfolgen, welches dann den Justizbehörden auf der Suche nach Sachverständigen angezeigt werden kann. 
Das KPJSH ist allerdings nicht zur Freischaltung verpflichtet und aus einer erfolgreichen Freischaltung erfolgt kein Vermittlungsanspruch. 

4. Verwaltung in der Datenbank

Im Anschluss an die Freischaltung können Sachverständige ihr Profil selbstständig pflegen. Eine zentrale Funktion ist die sogenannte „Ampelanzeige“ zur Kennzeichnung der aktuellen Verfügbarkeit:

• Verfügbarkeit für neue Aufträge sofort, Bearbeitungszeit unter 3 Monaten (Ampel grün)
• Verfügbarkeit für neue Aufträge vorhanden, Bearbeitungszeit 3–6 Monate (Ampel gelb)
• Verfügbarkeit für neue Aufträge stark eingeschränkt, Bearbeitungszeit über 6 Monate (Ampel rot)
• Aktuell keine Annahme von Aufträgen (Ampel schwarz)

Die Pflege des Ampelstatus liegt in der Verantwortung der Sachverständigen. Eine regelmäßige Aktualisierung wird empfohlen, um unnötige Anfragen zu vermeiden und eine realistische Einschätzung der Bearbeitungszeiten zu ermöglichen. Zugang zu Ihrem Profil haben Sie jederzeit über Ihr AKIS-Benutzerkonto.

5. Nutzung und Kommunikation

Nach der Freischaltung steht das Profil den Justizbehörden im Rahmen des Vermittlungsverfahrens zur Verfügung. Mitarbeiter*innen des KPJSH sowie Angehörige der Justizbehörden können auf die Datenbank zugreifen. Bei Interesse an einer Beauftragung erfolgt die direkte Kontaktaufnahme zwischen Justiz und Sachverständigen. Bei Bedarf können Mitarbeiter*innen des KPJSH die Justizbehörden zur Beauftragung von Sachverständigen beraten. 
Zudem können Fragen zu Einträgen, Änderungen persönlicher Daten, Konfliktfällen oder technischen Abläufen jederzeit über das KPJSH kommuniziert werden, damit sich Mitarbeiter*innen um zeitnahe Klärung bemühen können. 
Änderungen relevanter Qualifikationen oder Kammerzugehörigkeiten sowie ein dauerhaftes Ausscheiden aus der Vermittlung sind zeitnah an kpjsh@aeksh.de mitzuteilen, um die Datenbank auf aktuellem Stand zu halten.
 

6. Dokumentation, Qualitätssicherung und gemeinsame Grundsätze

Das KPJSH führt regelmäßig anonymisierte Auswertungen zur Nutzung der Datenbank durch, um diese dem Ministerium für Justiz und Gesundheit zurückzumelden. Ziel sind eine kontinuierliche Verbesserung der Prozesse und die Sicherung hoher Qualitätsstandards. 
Rückmeldungen zur Nutzerfreundlichkeit, zu organisatorischen Abläufen oder zur gemeinsamen Zusammenarbeit sind ausdrücklich erwünscht und tragen dazu bei, das System im Sinne aller Beteiligten weiterzuentwickeln. 
Gemeinsame Grundsätze sowohl für Sachverständige, als auch Angehörige der Justiz, sollten aktuelle Datenpflege, transparente Kommunikation und verantwortungsbewusste Nutzung sein, um zum Erfolg des Systems beizutragen. Darüber hinaus bietet das KPJSH regelmäßige Fortbildungen und Austauschformate an, um den interdisziplinären Dialog und die fachliche Qualität weiter zu fördern. Weitere Informationen finden Sie hier auf unserer Webseite www.kpjsh.de